II plan de formación del PAS

La formación, entendida desde una perspectiva procesual y continuada, como proceso paralelo e interactivo al desempeño de las tareas profesionales del trabajador, es el mecanismo a través del cual se facilita una integración y adaptación plena en la dinámica de la institución, permitiendo aumentar la motivación y autoestima, favoreciendo que el empleado se sienta parte significativa de la Organización.

Esta integración significativa en el contexto institucional, no sólo abarca lo estrictamente técnico o instrumental, en el sentido de dotar al sujeto de los elementos necesarios para su adecuación a las innovaciones tecnológicas, a los cambios jurídicos y a las nuevas técnicas de gestión, sino que además supone un medio eficaz para la promoción, un mecanismo constante para lograr la modernización de la estructura organizativa y, lo que es aún más importante, permite que a través del espíritu de integración se incorpore a la formación el desarrollo de valores éticos y actitudes de comportamiento en el servicio público y en la relación con los usuarios.

La formación, bajo este prisma, fundamenta las bases de lo que viene en llamarse "organización aprendiente", no limitando su función a extender un conocimiento de forma lineal, sino que contribuye directamente a crear conocimiento.

Desde esta perspectiva las Administraciones Públicas han evolucionado y se han visto en la necesidad de fomentar procesos de cambio y modernización con el propósito de adaptar, tanto los recursos humanos como materiales, a las transformaciones vividas en el entorno social, político y económico. En este sentido, es de resaltar que la constante movilidad de necesidades e intereses diversos, exigen de la Administración una continua puesta al día. En caso contrario, nos encontraríamos que la función pública caería en una espiral constante de críticas y de mal funcionamiento, deteriorándose en gran medida su imagen. Dentro de esta dinámica, el empleado público, como parte integrante y altamente significativa, ha pasado de seguir directrices estables y rígidas a tener que guiarse por una mayor flexibilidad en su actuación y por una demanda social de mejores servicios públicos.

Por todo ello, desde posiciones más concretas, se hace necesario estructurar las distintas acciones formativas en un plan específico de formación que sea capaz de detectar las necesidades formativas que plantean los empleados, en este caso el Personal de Administración y Servicios (usando para ello instrumentos de análisis como la observación, entrevistas, cuestionarios,...) y contribuir a una actualización permanente. En un entorno de cultura y valores comunes, que facilite el entendimiento y el trabajo compartido, la formación será un elemento catalizador de la motivación y de la adquisición y desarrollo de actitudes y competencias, lo que redundará positivamente en una mejor gestión de la Universidad.

La formación por tanto no es un valor ni un objetivo en sí misma. Ha de entenderse como un instrumento de gestión que permita la adquisición de conocimientos y actitudes, que propicie el desarrollo de habilidades y contribuya, en nuestro caso, a que la Universidad de Sevilla cuente con buenos profesionales integrados en un proyecto común para ofrecer unos servicios de calidad.

No es posible cualquier oferta formativa. La formación de "todo" para "todos" es un planteamiento un tanto utópico en un Plan de Formación con pretensiones realistas.

La oferta formativa debe ajustarse en lo posible a estos criterios:

ha de ser la respuesta a un conjunto de necesidades detectadas.
ha de estar vinculada a la consecución de los objetivos de la Organización.
ha de estar directamente relacionada con el puesto de trabajo.
debe responder a las aspiraciones de desarrollo personal y profesional de los individuos.

Y además es fundamental asumir que el protagonismo en todo proceso formativo lo tiene el alumno. Requiere por tanto de una actitud, de una motivación adecuada, es decir, de unos deseos de aprender y aplicar lo aprendido. Desde este enfoque, las acciones formativas, en cualquiera de sus formas, son tan solo un apoyo de la Organización al individuo, dentro de un proceso personal y continuo de autoaprendizaje.

Pero lo anterior no entra en contradicción con otra importante afirmación: "La formación es cosa de todos". Y así, para el Personal de Administración y Servicios que desarrolla sus funciones en esta Organización que es la Universidad de Sevilla corresponde al Equipo de Gobierno orientarla, integrarla dentro de los objetivos estratégicos y asignar los recursos necesarios; corresponde a los distintos Responsables Académicos y a las Jefaturas de las Unidades Administrativas y de Servicios colaborar detectando necesidades, evaluando resultados y facilitando la participación; corresponde a los participantes adoptar un compromiso para sacar el máximo aprovechamiento de la inversión que se realiza; corresponde a los Representantes Sindicales elaborar propuestas y realizar una labor de control y corresponde al Secretariado de Formación dar respuestas adecuadas, adaptándose a las distintas exigencias de la Organización y del Personal, aplicando criterios de calidad que permitan una mejora constante.

En definitiva, la necesidad de profesionalidad del empleado público y la existencia de diferentes niveles de competencias hacen de la formación una actividad fundamental en el logro de eficacia, eficiencia y actualización permanente.

1.2. La formación en el marco de la Universidad de Sevilla.

En Febrero de 1996, el Rectorado de la Hispalense resuelve aprobar el Primer Plan de Formación del Personal de Administración y Servicios, trasladando su ejecución y difusión al Secretariado de Formación Permanente.

El primer Plan de Formación nace como necesidad de vertebrar las diferentes propuestas de acciones formativas enmarcadas en el ámbito de actuación del Personal de Administración y Servicios.

La labor que desarrolla el Secretariado, cuyo funcionamiento se regula en la Resolución Rectoral de 10 de Marzo de 1993, encuentra en la Comisión de Formación y en la Subcomisión Técnica de Estudio, unos órganos de control y apoyo que permiten la participación de la representación sindical del Personal de Administración y Servicios.

A lo largo del año 1996 se produce un cambio en la adscripción orgánica del Secretariado que pasa a depender, además de la Gerencia, del Vicerrectorado de Calidad. En el siguiente organigrama se presenta su estructura orgánica y administrativa tal como actualmente está diseñada.

Organigrama del secretariado de formacion

Además del personal administrativo que presta servicio en el Secretariado dando soporte a la estructura administrativa antes señalada, el Secretariado cuenta con la colaboración del Personal de Servicio adscrito al edificio Coromina, siendo destacable la inestimable labor de apoyo técnico que este personal acomete.

2. EVALUACIÓN DE NECESIDADES FORMATIVAS EXISTENTES EN EL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA.

2.1. Delimitación de objetivos perseguidos en la evaluación de necesidades.

A partir del estudio de planes de formación de otras universidades, así como de la experiencia acumulada en el Secretariado de Formación de la Universidad de Sevilla se planteó la evaluación de necesidades formativas en la Hispalense. A través de esta evaluación se ha pretendido coordinar en un programa formativo el conjunto de necesidades detectadas del análisis de encuestas con otras necesidades reales existentes, con las directrices generales de la Universidad y con las grandes áreas de formación.

La delimitación de objetivos evaluativos en cuanto al estudio de necesidades formativas se planificó a partir las posibles áreas temáticas en las que se podría estructurar el plan de formación, en concreto son:

1. Estudio de la existencia de necesidades sobre Formación en Adecuación Profesional. Constituye un área de formación cuyo propósito es dotar a los sujetos de los instrumentos, capacidades y aptitudes más adecuadas para que puedan ejercitar sus funciones tanto técnicas como relacionales con la mejor adecuación profesional posible. Desde otra perspectiva también facilita los procedimientos de promoción de los trabajadores al permitirles acumular conocimientos específicos.

2. Estudio de la existencia de necesidades sobre Capacitación en Innovaciones y Calidad. Permite la actualización de conocimientos y puesta al día en las innovaciones en las formas de administración, gestión u otros aspectos. Además promueve el desarrollo personal y profesional.

3. Estudio de la existencia de necesidades sobre Formación para el Desarrollo Profesional y Formación de Carácter General. Constituye un área cuyo objetivo es facilitar a un colectivo grande, una formación académica general, con el propósito de que puedan acceder a estudios, del tipo que sean, que les permita completar su experiencia y competencia, facilitando de esta forma su promoción, entre otros aspectos.

2.2. Metodología.

2.3.1. Diseño del instrumento de recogida de datos.

Con objeto de poder concretar el estado de necesidad en cuanto a acciones formativas en que se encuentra el personal de administración y servicios de la Universidad de Sevilla, se han diseñado dos cuestionarios homólogos, uno dirigido a los puestos de responsabilidad intermedia (anexo 1) y otro dirigido a todo el personal de apoyo de administración y servicio de la Universidad de Sevilla (anexo 2).

Para el diseño de los cuestionarios se tomó en consideración el estudio de otros planes de formación de universidades españolas, así como las aportaciones de los responsables del Secretariado de Formación de la Universidad de Sevilla. De tal proceso surgieron las tres áreas temáticas, anteriormente mencionadas (formación en adecuación profesional, capacitación en innovaciones de servicio y formación general) a partir de las cuales se operativizaron una serie de ítems referidos a posibles necesidades formativas en cada una de ellas. Concretamente el área de formación en adecuación se estructuró en trece ítems con escalas de valoración (1; poca necesidad- ... -5; mucha necesidad) y una respuesta abierta. El área de capacitación en innovaciones se estructuró en tres escalas de valoración y una respuesta abierta. Y el área de formación general se estructuró en dos escalas de valoración y una respuesta abierta. Al final de los cuestionarios se incluyeron tres respuestas abiertas de carácter general.

2.2.2. Muestra de sujetos.

Con objeto de obtener información lo más representativa y relevante posible, se planteó la recogida de datos a través de un muestreo por cuotas, es decir con respecto a la población total (todo el personal de administración y servicio de la Universidad de Sevilla), ésta se dividió en dos estratos, en este caso:

1. Por una parte responsables de áreas de servicio y administradores de centro (puestos de responsabilidad intermedia), en tanto conocedores de la realidad existente en cada uno de sus puestos y a su vez elementos dinamizadores del proceso.

2. Por otra parte también se recogió información de todo el personal de apoyo de administración y servicio de la Universidad de Sevilla, que voluntariamente colaboró en la cumplimentación del cuestionario.

2.2.3. Procedimiento.

A) Con respecto al procedimiento de recogida de datos dirigido a los puestos de responsabilidad intermedia del personal de administración y servicios de la USE.

Una vez diseñado el cuestionario se remitió junto con una carta de presentación del Gerente para ser cumplimentado. En esta carta se convocó a estos responsables de servicio a una reunión de quince minutos, aproximadamente, con el Vicegerente de Recursos Humanos, un responsable del Secretariado de formación y un asesor en el diseño y evaluación del programa, para que complementasen las respuesta por escrito presentadas en el cuestionario con los comentarios verbales que consideren oportunos. De este modo, en la entrevista personal, los responsables entregaron los cuestionarios cumplimentados y se registraron sus respuestas verbales.

B) Con respecto al procedimiento de recogida de datos dirigido a todo el personal de apoyo de administración y servicios de la USE, se siguió un proceso distinto.

Consistió en que a través de los responsables, se informara a todo el personal de administración y servicios de la USE que de manera voluntaria pudiera cumplimentar el cuestionario de necesidades formativas sobre su puesto de trabajo. Para la cumplimentación del mismo se dispusieron varias vías alternativas, pudiéndose rellenar desde la página WEB del Secretariado de Formación de la USE, mediante correo interno o cualquier otra vía que se haya estimado oportuna, facilitándose el envío de los cuestionarios al Secretariado de Formación. Al mismo tiempo, al final del propio cuestionario se ofrecía la posibilidad de realizar una entrevista personal con responsables del Secretariado de Formación, con el objeto de poder completar lo expresado y exponer sus ideas y puntos de vista de una manera más completa.

2.3. Resultados de la evaluación de necesidades.

A continuación se resumen las necesidades detectadas a través del procedimiento de recogida de datos anteriormente presentado, tanto en los puestos de responsabilidad intermedia como en el personal de apoyo en general. La relación completa de los datos descriptivos registrados en el proceso de detección de necesidades se encuentra disponible en el Secretariado de Formación para cualquier consulta o estudio. A continuación se resumen los datos más representativos presentados en las tres tablas siguientes, una para cada área temática. La información que aparece en las columnas de cada tabla es la siguiente:

1. En la primera columna aparecen los ítems de valoración de necesidades que se recogen en los cuestionarios.

2. En la segunda columna aparece una clasificación de la necesidad de acuerdo con un criterio de prioridad (si prioritario - no prioritario). Se tomaron como necesidades prioritarias aquellas cuya frecuencia de respuestas 4 (bastante necesidad) y 5 (mucha necesidad), era igual o superior al cincuenta por ciento de total de respuestas en la escala de valoración al ítem en cuestión.

3. En la tercera columna se hace una valoración global del estrato que se ha visto más afectado por la necesidad que el ítem en cuestión refleja (puestos de responsabilidad intermedia, o, personal de apoyo, concretamente la primera engloba los puestos de jefe de servicio, jefe de sección, director de biblioteca, adjunto jefe de sección, administrador de centro, jefe de área, jefe de negociado, jefe de secretaría, jefe de unidad, y, titulado superior/director de servicio/jefe de servicio, y la segunda se refiere al resto de puestos). En caso de que no exista un estrato claramente afectado se distingue entre los valores de ambas categorías cuando aparece una distribución homogénea en toda la muestra, o, muy específico cuando es uno o dos puestos concretos los que se ven especialmente afectados por la necesidad.

4. En la cuarta columna se explicita como máximo los dos puestos de trabajo que han mostrado mayor necesidad. Concretamente aparece el/los puesto/s en cuestión más afectados por la necesidad, o, en caso de que sea una necesidad que aparece reflejada en la generalidad de los puestos se asigna el valor de necesidad muy general.

Tabla 1. Capacitación para el puesto.

ÍTEMS	PRIORI TARIO	VALORACIÓN GLOBAL	PUESTO ESPECÍFICO AFECTADO
Conocimientos adicionales para introducir mejoras en el puesto de trabajo.	SI (50%)	Puestos de responsabilidad intermedia	Jefe de negociado
Mejor capacitación para actuar correctamente en caso de emergencia.	SI (52%)	Personal de apoyo	Ayudante servicio de limpieza. Y administrador de centro.
Conocimientos adicionales respecto a la gestión de servicios informáticos	SI (60%)	Ambas categorías	Muy general
Conocimientos adicionales en los principios de actuación de los puestos de trabajo.	NO (33%).	Personal de apoyo	Técnico auxiliar de laboratorio
Conocimientos adicionales respecto a la gestión académica.	NO (22%)	Personal de apoyo	Auxiliar o admtivo (sing.) centro y departamentos.
Conocimientos adicionales respecto a la gestión económica.	NO (24%)	Personal de apoyo	Adjunto jefe de sección. Y Auxiliar o administrativo (sing.) departamentos.
Conocimientos adicionales respecto a la gestión de archivos y documentos	NO (30%)	Muy específico	Jefe de sección. Y técnico especialista biblioteca.
Técnicas para mejorar la relación con los usuarios de la unidad y/o con los compañeros de trabajo	NO (22%)	Ambas categorías	Muy general
Conocimientos adicionales respecto al mantenimiento específico	NO (20%)	Muy específico	Operador. Y Técnico auxiliar de laboratorio.
Conocimientos adicionales respecto a la gestión y administración de centros	NO (18%)	Muy específico	Adjunto jefe de sección y administrador de centro.
Conocimientos adicionales respecto a la gestión en Recursos Humanos	NO (17%)	Ambas categorías	Auxiliar o administrativo (singularizado) centros
Conocimientos adicionales respecto al mantenimiento general	NO (17%)	Muy específico	Técnico especialista en servicios técnicos
Conocimientos adicionales respecto a las técnicas de trabajo en laboratorio	NO (7%)	Muy específico	Titulado superior/director de servicio/jefe de servicio.

Tabla 2. Capacitación en innovaciones.

ÍTEMS	PRIORITARIO	VALORACIÓN GLOBAL	PUESTO ESPECÍFICO AFECTADO
Conocimientos adicionales sobre la legislación que afecta al puesto de trabajo.	SI (50%)	Personal de apoyo	Administrador de centro. Y jefe de negociado
Conocimientos y habilidades adicionales para la implantación de los nuevos planes de estudio	NO (26%)	Muy específico	Administrador de centro. Y Auxiliar o administrativo (singularizado) centros
Conocimientos adicionales de las innovaciones derivadas del concepto de calidad total	NO (36%)	Ambas categorías	Muy general

Tabla 3. Formación general.

ÍTEMS	PRIORITARIO	VALORACIÓN GLOBAL	PUESTO ESPECÍFICO AFECTADO
Realizar cursos sobre diversas herramientas ofimáticas	SI (57%)	Ambas categorías	Muy general
Realizar cursos sobre idiomas.	NO (44%)	Personal de apoyo	Ayudante de biblioteca base

En cuanto a las preguntas abiertas incluidas en los cuestionarios a continuación se señalan aquellos aspectos más frecuentemente reseñados por el personal que ha respondido:

- Cursos de idiomas: Inglés, francas y alemán.

- Otro curso de interés: gestión económica, legislación vigente para puestos de trabajo, seguridad e higiene, calidad, relaciones interpersonales (tanto entre los compañeros como de cara al público en general), ortografía y redacción, informática.

- Necesidades formativas más urgentes: informática, gestión de archivos, legislación vigente, programas informáticos al uso, Internet y correo electrónico.

- Formas de mejorar la calidad del puesto de trabajo: manual de funciones, equipamiento, actualizar software y programas de gestión propios del trabajo.

2.4. Conclusiones.

Es resaltable el hecho de que en ningún ítem se concentre un 65% de las respuestas en las opciones 4 y 5, lo que podría ser tomado como un indicador de mucha necesidad sobre el contenido que dicho ítem refleja. Este circunstancia es un buen indicador de que entre el personal de administración y servicios de la Universidad de Sevilla no existe una percepción de alta necesidad formativa.

Con los datos obtenidos a través del cuestionario, y distinguiendo entre necesidades prioritarias y necesidades no-prioritarias encontramos los siguientes elementos en cada categoría:

1. Necesidades prioritarias.

1.1.Necesidad de conocimientos adicionales para introducir mejoras en mi puesto de trabajo, principalmente en los puestos de responsabilidad intermedia, destacando en particular el puesto de jefe de negociado.

1.2. Necesidad de una mejor capacitación para actuar correctamente en caso de emergencia, principalmente en los puestos de apoyo, destacando el puesto de ayudante servicio de limpieza, y también resalta entre los mandos intermedios el puesto de administrador de centro.

1.3.Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a gestión de servicios informáticos, aparece con una distribución homogénea entre ambos estratos.

1.4.Necesidad de conocimientos adicionales sobre la legislación que afecta a mi puesto de trabajo, principalmente en los puestos de apoyo, si bien de entre los mandos intermedios destacan las categorías de administrador de centro y jefe de negociado.

1.5.Necesidad de realizar cursos sobre diversas herramientas ofimáticas para mi puesto de trabajo, aparece con una distribución homogénea entre ambas categorías de puestos.

2. Necesidades no prioritarias.

2.1.Necesidad de un conocimiento adicional de los principios de actuación en mi puesto de trabajo, principalmente en los puestos de apoyo, destacando en particular el puesto de técnico auxiliar de laboratorio.

2.2.Necesidad de desarrollar técnicas para mejorar la relación con los usuarios de esta unidad y/o con los compañeros de trabajo, se observa una distribución de respuestas 4 (bastante necesidad) y 5 (mucha necesidad) poco relevante.

2.3.Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a gestión académica, la distribución de respuestas 4 (bastante necesidad) y 5 (mucha necesidad) se concentra de manera muy particular en los puestos de auxiliar o administrativo (singularizado) centros y auxiliar o administrativo (singularizado) departamentos.

2.4.Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a la gestión económica, se concentra de manera muy particular en los puestos de adjunto jefe de sección, jefe de negociado, auxiliar o administrativo (singularizado) departamentos y auxiliar o administrativo (singularizado) servicios o secciones.

2.5. Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a gestión en recursos humanos, de forma general el índice de respuestas 4 (bastante necesidad) y 5 (mucha necesidad) es muy bajo en ambos estratos, destacan no de manera muy relevante los puestos de operador y auxiliar o administrativo (singularizado) centros.

2.6.Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a gestión de archivos y documentos, destaca muy en particular el puesto de jefe de sección y técnico especialista biblioteca.

2.7. Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a gestión y administración de centros, de manera muy particular se ve afectado el puesto de adjunto jefe de sección y administrador de centro, en el resto de los puestos el índice de respuestas 4 y 5 es prácticamente nulo.

2.8.Necesidad de conocimientos adicionales respecto a mantenimiento general, se observa una distribución de respuestas 4 (bastante necesidad) y 5 (mucha necesidad) poco relevante.

2.9.Necesidad de conocimientos adicionales respecto a mantenimiento específico, la necesidad se centra exclusivamente en los puestos de operador, técnico auxiliar de laboratorio y técnico auxiliar de biblioteca.

2.10.Necesidad de adquirir conocimientos adicionales respecto a técnicas de trabajo en laboratorio, se observa una distribución de respuestas 4 (bastante necesidad) y 5 (mucha necesidad) poco relevante.

2.11.Necesidad de conocimientos y habilidades adicionales para la implantación de los nuevos planes de estudio en mi trabajo, de forma muy particular destacan los puestos de administrador de centro y auxiliar o administrativo (singularizado) centros.

2.12.Necesidad de adquirir conocimientos adicionales de las innovaciones derivadas de la implantación del concepto de calidad total, la distribución de respuestas 4 y 5 es equitativa entre mandos intermedios y personal de apoyo, si bien su índice no es demasiado elevado.

2.13.Necesidad de realizar cursos de idiomas, principalmente, aunque no exclusivamente, en los puestos de responsabilidad intermedia, destaca el puesto de ayudante de biblioteca base.

A partir de estas necesidades se han planteado los objetivos generales que se van a perseguir en el plan de formación, así como el diseño de las actividades formativas planteadas para satisfacer dichas necesidades.

3. OBJETIVOS GENERALES A TRAVÉS DE LAS ÁREAS TEMÁTICAS.

El programa de formación parte de unas grandes áreas temáticas relacionadas con los objetivos generales del Plan. Dentro de estas áreas se propone un mapa de programas formativos compuesto por actividades cuya realización está guiada por la consecución de una serie de objetivos específicos.

En la programación de las acciones formativas se incluyen criterios específicos de evaluación, los cuales contemplan un análisis global sobre la adecuación del programa en su conjunto y sobre su nivel de impacto. Es decir, en qué medida se han plasmado determinados conocimientos en el trabajo real que permita establecer un flujo continuo de retroalimentación acerca del funcionamiento y desarrollo de las acciones formativas. Con todo ello se pretende una mejora continua y recabar información válida para futuras programaciones.

Concretamente, los objetivos que pretende el II Plan pueden resumirse en los siguientes apartados:

Facilitar la adecuación y actualización de las personas a su puesto de trabajo.
Crear una nueva "Cultura" sobre la Formación, un nuevo entorno.
Fomentar la "Autoformación" estableciendo mecanismos que permitan compensar e incentivar el esfuerzo individual.
Establecer un "itinerario formativo" para facilitar el acceso a nuevos puestos de trabajo.
Establecer criterios que permitan una evaluación permanente para posibilitar un mejor aprovechamiento de los recursos.
Establecer un programa adecuado de respuesta a las propuestas y sugerencias que se detecten a través del control y seguimiento previsto, con el objetivo de la mejora continua.
Contribuir a la mejora de la "Salud y Seguridad" en el trabajo.
Fomentar programas en el área de "Educación de Adultos", contribuyendo a la mejora de posibilidades de determinados colectivos.
Posibilitar un mejor conocimiento de la propia Universidad.
Crear un lugar de encuentro para todos los que estén interesados, favoreciendo la participación del mayor número de personas.
Desarrollar la capacidad de la persona para ayudar a otros a aprender.
Favorecer un marco para la investigación y desarrollo de nuevas metodologías y nuevos soportes.

El objetivo final de este Plan de Formación debe ser ayudar al Personal de Administración y Servicios de esta Institución, que es la Universidad de Sevilla, para que se sienta parte activa de una organización en aprendizaje permanente. Nadie puede descuidar el imperativo de aprender, salvo que se resigne a verse desfasado y relegado en estos tiempos de necesaria adaptación a los permanentes cambios. Hoy por hoy se hace necesario que todos los trabajadores nos convirtamos en estudiantes de por vida.

3.1. Areas Temáticas.

Los objetivos globales presentados se enmarcan dentro de una serie de áreas temáticas. Las posibles áreas temáticas en las que se estructura el plan de formación se pueden agrupar en:

a- Acciones formativas sobre Formación en Adecuación Profesional: los objetivos generales que se propone para este área temática son los de presentar una oferta formativa que favorezca la motivación y promoción, apoyando el esfuerzo de las personas por superarse mediante la vía de la formación.

b- Acciones formativas sobre Formación en Innovaciones y Calidad: los objetivos generales que se proponen para este área temática, además del común para todas las áreas, es la mejora de la calidad de los servicios universitarios, mediante una formación permanente que permita realizar con calidad y eficiencia el trabajo encomendado e incrementando la sensibilidad del personal acerca de la importancia que la atención personal tiene para los usuarios.

c- Acciones formativas sobre Formación para el desarrollo Profesional y Formación de Carácter General: el objetivo general que se propone para este área temática, además del común para todas las áreas es, la puesta en marcha de cursos destinados a paliar la falta de titulación académica, aportando los elementos adecuados para acceder a puestos de mayor responsabilidad para los que se precisa un mayor nivel académico.

3.2. Modalidades de formación.

No es del todo cierto afirmar que exista una relación directa entre recibir una "acción formativa" y "adquirir formación". Aún más, cabe pensar en supuestos donde alguien que recibe un curso no adquiere formación y también al contrario sin recibir curso alguno se está en un proceso de formación permanente. Esto que podría parecer contradictorio no lo es en absoluto. Y no lo es porque la formación es un proceso personal. La formación es una posibilidad y una responsabilidad ante todo del individuo.

Si como hemos dicho la formación es un proceso personal, e incluso puede darse el caso de que alguien que reciba un curso no adquiere formación, podría llegarse a la conclusión de que quizás el Secretariado de Formación no tenga sentido. Pero sería una conclusión precipitada. Tal vez ocurra al contrario, con esa afirmación adquiere más sentido que nunca. Y es que si no asociamos "formación" a "curso" como conceptos equiparables se da al Secretariado su verdadera dimensión como el instrumento de la Organización para prestar, por cualquiera de los medios posibles, todo su apoyo a las personas que asumen la responsabilidad individual de formarse y estar en un proceso de continua actualización.

En este apartado se apuntan distintos sistemas con los que desde el Secretariado de Formación se pretende cumplir este objetivo:

LA FORMACIÓN INTERNA: Acciones programadas por el Secretariado de Formación, encuadradas dentro de una de las ÁREAS TEMÁTICAS previstas en el Plan. Podrá ser orientada a la formación del puesto de trabajo o al desarrollo de la carrera profesional, dentro siempre del contexto y de los principios que el presente Plan establece. Esta formación podrá ser a su vez de dos tipos:

FORMACIÓN PRESENCIAL: responde al concepto tradicional de curso donde confluyen alumnos y formador en un mismo espacio y en el mismo tiempo.
FORMACIÓN NO PRESENCIAL: Acciones programadas con carácter semipresencial o tutorizadas a través de nuevas tecnologías (Cursos multimedia en CD.ROM, Cursos a través de la Red Internet, etc.). Pretenden la adquisición de conocimientos de manera flexible y adaptable a la disponibilidad del participante y de los medios. Dada su naturaleza se desarrollarán a través de experiencias piloto y su oferta se irá adecuando a los resultados y a las posibilidades de los recursos existentes.

LA FORMACIÓN EXTERNA: Acciones no organizadas por el Secretariado de Formación, cuya solicitud y respuesta se resolverán a través de la "Convocatoria de Ayudas" (ver índice)

LA AUTOFORMACIÓN: Acciones que dependen del interés y motivación individual, que no están sujetas a ningún tipo de programación y que podrán ser subvencionadas en una parte o en su totalidad en función de las decisiones que se adopten por la Subcomisión Técnica de Estudio, prevista en la "Convocatoria de Ayudas. A modo orientativo, pues las posibilidades son múltiples, y sin menoscabo de la posterior regulación que se vaya desarrollando, se podrían apuntar las modalidades siguientes:

Cursos de Idiomas: Se podría establecer una cantidad por persona y ejercicio económico, y hasta el límite de fondos que sean asignados por acuerdo de la Subcomisión, para subvencionar cursos de idiomas a realizar por cualquier de los medios que ofrezca el mercado. Se abonaría la cantidad establecida al interesado, una vez que pudiese acreditar la adquisición de los conocimientos.
Preparación para la prueba de "Acceso a Mayores de 25 Años": De manera similar a la situación anterior, dándole el tratamiento adecuado a la naturaleza de este tipo de formación.
Bolsa de Estudio: Asignación económica que podría entregarse a todo aquél participante en procesos de "Promoción Interna" que la solicite, para adquisición de materiales o como ayuda para el abono de clases de preparación, siempre que no participase en ninguna acción similar prevista por el Secretariado dentro de la modalidad de FORMACIÓN INTERNA y que justificase el gasto según las normas que se establezcan desde la Subcomisión.
Cheque Formativo: Posibilidad de solicitar subvención para participar en acciones formativas con carácter general, con un máximo de horas o cuantía económica, siempre que se realicen fuera del horario de trabajo. Estas horas, acumuladas a las invertidas en cursos de preparación para la promoción no podrían superar los límites que se estableciesen. (Es decir, si el cheque formativo fuese por valor de 50 horas y el interesado hubiese participado en un curso de "Promoción Interna" con una duración de 35 horas, sólo podría solicitar subvención por las 15 restantes).

LA ACREDITACIÓN DE CONOCIMIENTOS: En la línea del apartado anterior, al objeto de poder responder a determinadas situaciones que se plantean en trabajadores que por distintos medios adquieren los conocimientos que el contenido de un curso de los programados por el Secretariado pueda ofrecer, a los efectos de que no se vean en la necesidad de demandar una acción formativa que no les es necesaria con el único objetivo de acreditar sus conocimientos, evitando posibles agravios comparativos, y con el fin de potenciar la cultura de la autoformación y del desarrollo personal, se prevé la posibilidad de acreditar conocimientos a través de la superación de una prueba que a tal fin se establezca por expertos en la materia. Esta modalidad sólo será posible en aquellos casos para los que el Secretariado de Formación así lo planifique.

LOS MANUALES DE GESTIÓN Y LA BIBLIOTECA DE TEMAS PROFESIONALES: Los Manuales de Gestión responden a un proyecto de emprender una "Línea Editorial" con la colaboración del Secretariado de Publicaciones para facilitar la gestión administrativa, la utilización de una aplicación informática corporativa o simplemente la actualización de normativas. Manuales que han de complementarse o bien ser sustituidos por la información actualizada de las distintas Unidades Administrativas, que podrán estar disponibles en Red, a través del Servidor del Secretariado de Formación. Por otra parte, se contempla la posibilidad de adquirir cualquier tipo de manual al objeto de crear con el tiempo una "Biblioteca de Temas Profesionales", al alcance de cualquier interesado. Experiencia que podría desarrollarse a través de un sistema similar al "Dobis-Libis", para la localización o demanda de adquisición de un manual, pudiéndose establecer un tipo de préstamo por correo electrónico y mensajería.

LOS MONITORES FORMATIVOS Y LA ENSEÑANZA INCRUSTADA EN EL TRABAJO: Es necesario concebir una nueva tipología de los papeles que tienen que desempeñar los mandos intermedios (y en general todo el personal, cada uno desde su responsabilidad), entre los que deberá encontrarse el de ser "monitores o directores de aprendizaje". La transferencia de conocimientos desde quien disponga de las actitudes y aptitudes necesarias hacia compañeros que precisen el dominio de ciertas técnicas y habilidades deberá ser potenciada desde el Secretariado de Formación, estableciéndose procedimientos que la hagan posible. Esta enseñanza dentro del contexto del propio trabajo es, probablemente, una de las fórmulas más eficaces para garantizar el proceso de aprendizaje.

LOS GRUPOS DE MEJORA Y LOS FOROS DE CALIDAD: Determinadas actividades y trabajos que son comunes a distintas unidades administrativas podrían ser objeto de un análisis minucioso donde los procesos que intervienen, analizados con la aportación de los verdaderos conocedores de los mismos, podrían llevar a la sistematización de unos métodos y procedimientos estandarizados y con garantías de calidad. La potenciación de redes de relaciones personales de cooperación y de equipos orientados a un proyecto serán sistemas que permitan obtener interesantes resultados desde el punto de vista de la calidad.

LOS MINIPLANES FORMATIVOS PROPICIADOS DESDE UNA UNIDAD O SERVICIO ADMINISTRATIVO: Para materias específicas de una unidad, se podrá propiciar por los responsables de la misma, en coordinación con el Secretariado de Formación, el desarrollo de acciones formativas específicas para permitir el dominio de las técnicas o procedimientos específicos de esa unidad.

LAS ACCIONES FORMATIVAS HOMOLOGADAS: Son otra vía a través de la cual se podrán ofertar acciones formativas con la colaboración de otras entidades u organizaciones interesadas en favorecer la formación del P.A.S. (Regulada por Resolución Rectoral de fecha 24 de marzo de 1.999. Ver índice)

LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSOS DE IDEAS O PROYECTOS INNOVADORES: Este tipo de convocatorias puede convertirse en una vía muy interesante en los procesos de mejora de calidad, al establecer sistemas para canalizar la presentación de proyectos, de forma individual o colectiva, por Personal de Administración y Servicios. Las bases de las convocatorias que se elaboren establecerán todos los requisitos de participación, el objeto específico de las mismas y los premios que se ofrecerán como incentivo.

LA CREACIÓN Y POTENCIACIÓN DE FOROS DE DEBATE EN INTERNET: Con ellos se tendrá una herramienta alternativa o complementaria a la prevista en los grupos de mejora y foros de calidad antes vistos.

EL PAGO DE LA COLABORACIÓN EN FORMACIÓN CON FORMACIÓN: el sistema preferente para retribuir los esfuerzos individuales o colectivos en el desarrollo de distintas acciones enmarcadas en los puntos anteriores será el de facilitar la formación de los colaboradores en estos procesos a través de la subvención de cursos, bolsas de viajes, participación en seminarios o jornadas, visitas a otras Universidades…

3.3. Fase de desarrollo

Una vez analizadas las necesidades formativas y establecidos los objetivos, esta fase del Plan es la correspondiente a su desarrollo y planificación. Se trata de explicitar los distintos programas formativos encuadrados en las distintas áreas. En tal sentido se establece lo siguiente:

ÁREAS TEMÁTICAS: Con independencia de la modalidad de formación por la que se opte en cada caso (apartado 3.2), se definen las siguientes áreas temáticas y programas formativos:

1. FORMACIÓN PARA LA ADECUACIÓN PROFESIONAL
- 1.1. PROGRAMA DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS
- 1.2. PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN DE NUEVAS NORMATIVAS
  - 1.2.1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
  - 1.2.2. GESTIÓN ECONÓMICA
  - 1.2.3. GESTIÓN ACADÉMICA
  - 1.2.4. GESTIÓN DE ALUMNOS
  - 1.2.5. GESTIÓN DE PERSONAL
- 1.3. PROGRAMA DE ADECUACIÓN PARA MANDOS INTERMEDIOS
- 1.4. PROGRAMA FORMATIVO PARA PERSONAL INFORMÁTICO
- 1.5. PROGRAMA FORMATIVO PARA EL ÁREA DE BIBLIOTECA
- 1.6. PROGRAMA FORMATIVO PARA EL ÁREA DE MANTENIMIENTO
  - 1.6.1. MANTENIMIENTO GENERAL
  - 1.6.2. MANTENIMIENTOS ESPECÍFICOS
  - 1.6.3. SEGURIDAD
  - 1.6.4. LIMPIEZA
  - 1.6.5. MEDIO AMBIENTE
  - 1.6.6. CONTROL DE CALIDAD Y APLICACIÓN LEGISLATIVA
- 1.7. PROGRAMA FORMATIVO PARA EL ÁREA DE CONSERJERÍA
- 1.8. PROGRAMA FORMATIVO PARA PERSONAL DE LABORATORIOS
  - 1.8.1. SERVICIOS GENERALES DE INVESTIGACIÓN
  - 1.8.2. ÁREA DE CIENCIAS PARA LA SALUD
- 1.9. PROGRAMA FORMATIVO PARA SERVICIOS DEPORTIVOS

2. FORMACIÓN EN INNOVACIÓN Y CALIDAD
- 2.1. PROGRAMA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN
- 2.2. PROGRAMA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN
- 2.3. PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO

3. FORMACIÓN PARA EL DESARROLLO PROFESIONAL Y FORMACIÓN DE CARÁCTER GENERAL
- 3.1. PROGRAMA DE FORMACIÓN PARA LA PROMOCIÓN
  - 3.1.1. PERSONAL FUNCIONARIO
  - 3.1.2. PERSONAL LABORAL
- 3.2. PROGRAMA PARA LA EDUCACIÓN DE ADULTOS
- 3.3. PROGRAMA PARA LA AUTOFORMACIÓN
- 3.4. PROGRAMA FORMATIVO EN SEGURIDAD Y SALUD
- 3.5. PROGRAMA PARA LA FORMACIÓN DE FORMADORES
- 3.6. PROGRAMA CAPACITACIÓN READAPTACIÓN ERGONÓMICA

3.4. Planificación de las acciones formativas.

Ultimar una acción formativa supone en la mayoría de los casos una cierta dificultad, pues se necesita contar con una serie de datos imprescindibles para su ejecución y no siempre están disponibles con prontitud en condiciones que ofrezcan las máximas garantías de fiabilidad. Ello impide que se pueda elaborar una programación con demasiada antelación, cuestión a la cual se le une la necesidad de contar con el análisis de los datos que vaya ofreciendo el proceso de evaluación, tanto para ajustar las acciones a las necesidades, como para corregir las deficiencias que se detecten.

No obstante, el Secretariado elaborará, en las mejores condiciones posibles, una oferta con carácter periódico para su desarrollo en el semestre siguiente a su publicación.

La oferta para el semestre próximo a la publicación del presente Plan será la que se acompaña en el anexo 8.

Para cada una de estas acciones formativas en desarrollo se ha elaborado una ficha técnica provisional que se adjunta en el anexo 9.

4. EVALUACIÓN.

Una vez que la evaluación de necesidades nos ha dado un marco de referencia en cuanto hacía dónde dirigir la programación y contenidos del plan de formación, los datos obtenidos nos han de servir para establecer los objetivos generales a los que aspiramos. Dichos objetivos han de ser en gran medida tanto el punto de partida del diseño y programación del plan de formación como el punto de llegada en cuanto a los resultados deseados. Junto con estos elementos de impacto, a lo largo del desarrollo del programa entran en juego otros muchos elementos, como diseño, recursos, temporalización, implementación, o, implicados, por ejemplo. Para monitorizar cómo se desarrollan todos estos procesos contamos con la necesidad de establecer unos mecanismos de evaluación imbricados en la misma programación de las acciones formativas, por un lado, y por otro, también resultaría de gran utilidad establecer unos criterios de evaluación sobre la adecuación y utilidad del programa en su conjunto.

En la evaluación se pueden estructurar una serie de aspectos implicados en el desarrollo del programa de formación. Estos aspectos podrían someterse a una evaluación antes del comienzo de las acciones formativas, durante las acciones formativas, y al final de las acciones formativas. En concreto los aspectos sobre los que sería susceptible intervenir podrían ser: 1. El plan de formación; 2. Metodología y ambiente; 3. Los formadores y usuarios; 4. Los recursos o materiales; 5. Utilidad.

4.1. Evaluación antes del comienzo de las acciones formativas.

Identificadas las necesidades formativas se hace necesario analizar la propuesta del programa de formación, es decir, su calidad técnica, la adecuación de las metas y objetivos de las acciones formativas a los destinatarios, así como la idoneidad de los medios e instrumentos a utilizar. En la evaluación previa al desarrollo del programa de formación, además de plantear un análisis diagnóstico de la adecuación del punto de partida (respecto a plan de formación, formadores, usuarios y recursos o materiales), se están fijando una serie de criterios referentes a partir de los cuales se podrá depurar la planificación del programa y supondrán unos elementos de comparación para poder valorar los resultados obtenidos al finalizar la puesta en práctica del programa.

En este sentido, es necesario diferenciar entre una evaluación previa del programa de formación global y referida al conjunto de todas las acciones formativas llevadas a cabo, a través de las cuales analicemos: 1. Las metas y objetivos, los contenidos y el ambiente del plan de formación; 2. Los formadores y usuarios; 3. Los materiales y recursos; 4. Utilidad. Y por otra parte, en la medida de lo posible, se podrán establecer criterios de análisis previos referidos a acciones formativas específicas (habilidades adquiridas, conocimientos concretos, actitudes, ...) que en definitiva vendrán delimitadas por las sugerencias realizadas por los responsables de las acciones formativas.

Con objeto de lograr la adecuación de las acciones formativas a las metas y objetivos perseguidos en las distintas áreas temáticas, cada propuesta de acción formativa presenta una estructura que le da coherencia interna (delimitación de objetivos, relación de actividades ligadas a dichos objetivos, recursos necesarios para conseguir los objetivos propuestos y criterios de mérito para valorar la consecución de dichos objetivos). A su vez en cada acción formativa se realizará una evaluación previa de las habilidades y conocimientos que en función de los objetivos perseguidos planteen los formadores en concreto. Estas evaluaciones previas servirán como elemento de comparación para valorar los resultados obtenidos en la acción concreta, tanto por parte de los usuarios como otros potenciales usuarios de la acción formativa. Esta evaluación previa también podrá ser útil para optimizar la programación de la acción formativa concreta, o para detectar posibles necesidades formativas existentes.

4.2. Evaluación durante el desarrollo del programa.

Una vez planificado el programa de formación, es necesario establecer mecanismos de seguimiento de dicho programa con objeto de tener, en la mayor medida posible, certeza de que los resultados alcanzados se deben a las acciones formativas previamente programadas y efectivamente desarrolladas. El establecimiento de un mecanismo de seguimiento o monitorización nos permitirá a su vez remodelar el programa previamente definido, e incluso detectar necesidades no identificadas en un principio.

La recogida de datos durante el desarrollo del programa vendrá determinada por las acciones formativas concretas que se hayan diseñado. Esto es si la metodología se adecua al desarrollo de los objetivos, si se está siguiendo la planificación prevista (espacios, tiempo, apoyos y recursos), análisis de posibles niveles parciales de logro, y variables relacionadas con el ambiente de la acción formativa (interés de las actividades, flexibilidad en la aplicación del programa, relaciones con el alumnado, conflictos con el profesorado, ...).

4.3. Evaluación posterior a las acciones formativas

En último término una vez desarrollado completamente el programa formativo es necesario analizar si se han alcanzado los resultados pretendidos mediante dicho programa. La evaluación de resultados final vendrá determinada por la delimitación de objetivos y acciones formativas previamente delimitadas. En este sentido disponemos de una serie de variables evaluadas antes de que se hubiese implementado el programa. Esa evaluación previa constituirá un referente a partir del cual valorar si el programa ha sido efectivo, lo que a su vez podrá ser complementado con el estudio de otras variables que no era posible analizar antes de haberse desarrollado el programa.

En el anexo 3 adjunto al final de este documento, se presenta una primera aproximación a los distintos aspectos a evaluar después de la finalización de las acciones formativas. Estos criterios de evaluación, incluirían tanto a aspectos registrados en la evaluación previa como la inclusión de otras variables que no fue posible registrar antes de desarrollar el programa, y que hace referencia a: 1. Mejorar la planificación del programa de formación; 2. Servir de elementos de comparación para valorar los resultados obtenidos en el plan de formación, tanto por parte de los usuarios del plan como por otros potenciales usuarios.

Esta evaluación de resultados final es complementaria a la evaluación previa del proceso, en tanto que los resultados encontrados se deberán en gran medida al proceso desarrollado a lo largo de la ejecución del programa.

A su vez podríamos realizar un estudio de grupo no equivalente, donde comparásemos antes y después del programa las medidas obtenidas en determinadas pruebas y ejecuciones de sus trabajos habituales de un grupo experimental (Grupo de trabajadores que han pasado por un determinado currículum formativo del programa), con las medidas obtenidas en un grupo control que no haya pasado por el programa de formación. Y comprobar de esta forma en qué medida mediante la puesta en marcha del programa, la ejecución de las tareas propias de los puestos de trabajo han mejorado su nivel. Se trata de uno de los diseños más difundidos en la investigación educativa (Cook y Campbell, 1979).

Medidas (Observaciones)

	Antes del curso (Pre.)		Después del curso (Post.)
Grupo1: Control.	0₁₁			0₂₁
	--------------------------------------------------------
Grupo2:Experimental.	0₁₂	X		0₂₂

Los resultados obtenidos mediante este procedimiento podrían completarse con la información vertida por los informes remitidos por los Responsable de las Unidades, que han de realizarse transcurrido un tiempo prudencial una vez concluido el programa, una vez que los alumnos puedan haber mostrado sus conocimientos de una forma aplicada. El contenido de estos informes tratará, por un lado, de constatar el aumento, o, no aumento de conocimientos adquiridos por el trabajador que permita su desarrollo profesional y personal y, por otro, tratará de confirmar la transferencia de estos conocimientos al puesto de trabajo y cómo repercute en la mejora de las actuaciones propias del puesto.

A la vista de los resultados obtenidos, también se podrían hacer referencias explícitas sobre el programa de formación concreto y su relación con los objetivos generales propuestos, donde se refleje qué dificultades se observan y que propuestas de mejora podrían proponerse.

Tampoco debería olvidarse la realización de una evaluación económica, que ponga de relieve la relación coste-beneficios obtenidos con el programa y que resalte aquellos aspectos sobre los que hay que economizar y/o tener mayor control en futuras ogramaciones.

Con el conjunto de los datos podremos emitir juicios de valor válidos sobre el nivel de consecución de los objetivos (tanto específicos en la evaluaciones parciales, como objetivos generales en las globales). Permitiendo además la obtención de un flujo continuo de retroalimentación del sistema, que permita poner en evidencia aquellos elementos que no hayan resultado del todo satisfactorios para nuestros propósitos y, por tanto, poner en marcha, una vez conocidas las deficiencias, los mecanismos que permitan su reajuste.

Al final del año se elaborará una memoria anual donde se reflejen todos los elementos relevantes, desde lo relativo a los cursos en las evaluaciones parciales hasta, las consideraciones emitidas desde las evaluaciones globales. También contemplará las propuestas mejora para próximos años.

5. ANEXOS

5.1. Anexo 1: Cuestionario sobre necesidades formativas dirigido a mandos intermedios

5.2. Anexo 2: Cuestionario sobre necesidades formativas de todo el personal

5.3. Anexo 3: Cuestionario de satisfacción de los participantes.

5.4. Anexo 4: Manual del Formador

5.5. Anexo 5: Manual del Participante

5.6. Anexo 6: Bases Convocatoria de Ayudas

5.7. Anexo 7: Régimen Horario

5.8. Anexo 8: Homologación de acciones formativas

5.9. Anexo 9: Programación de acciones formativas para el primer semestre

5.10. Anexo 10: Fichas Técnicas de las acciones formativas correspondientes a la primera programación

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Universidad de Sevilla

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